Réunion Commission fonctionnement – 04/01/2025

Présents

Sylvie et Manette

Excusée : Cathy

dénimination de la commission

L’intitulé « commission fonctionnement » ne reflète pas le travail et les taches de notre commission.

Nous proposerons au prochain CA :

• Commission « logistique et gestion des gardiennages »
• Commission  « équipement et organisation des permanences »

Membres : Sylvie Roch, Cathy Castric et Emmanuelle Le Guen (responsable)

activités de la commission

Nous allons chacune lister les tâches qui relèvent de notre commission, une synthèse sera apporter sur l’intranet.

• Une réunion par an, en octobre ou novembre  + CR diffusé à tous (intranet) : points suite à la saison
• Une réunion au printemps, avant la saison
• Participation aux weekends travaux 

 Ci-dessous les premiers éléments du champ d’intervention de la commission :

• Inventaires
• Rangements des espaces réservés au permanent (chambre, stockage, placards…)
• Achats de petits matériels de fonctionnement durant l’hiver
• Révision des fiches signalétiques, fiches techniques (tri sélectif, utilisation de la prame, des matériels pour l’entretien du jardin, tarifs, consignes pour les résidents et fiche de poste du gardien … mise en place d’un classeur technique reprise) et affichage dans le bureau…
• Révision de la liste des noms, numéros de téléphone et adresses des membres de l’association
• Révision de la liste des iliens et des numéros utiles
• Gestion des clés (pour rappel Code de la boîte à clé : 4762)
•  Approvisionnement du gaz

Rappels a faire au prochain ca

Nous avons constaté cette saison et suite à des remarques faites lors des derniers CA, des oublis de la part de chacun sur les tâches qui incombent au gardien sur site :

• Nettoyer la chambre : sol + sanitaire
• Nettoyer  le frigo du gardien (odeur de poisson persistante, vider sa nourriture (voir avec le suivant s’il souhaite garder certaine chose), seules les sauces types moutarde, ketchup et beurre peuvent être laissé sans demande au suivant.
• Changer l’aluminium des réchauds après les avoir nettoyés
• entretien des espaces verts
• Nettoyer la poubelle de la salle commune lors du changement de sac (à minima une fois par semaine) + poubelles des cunégondes, des sanitaires et des conserves et cannettes.
• vérifier que les coffres soient sur les lits, les matelas levés, ce qui permet aux personnes de ne rien oublier
• Paillassons : Secouer, balayer, aspirer les emplacements des palliassions noirs à l’entrée de la salle commune (nord et sud), côté permanents, devant les chambres
• Balayer la coursive (à minima une fois par semaine)
• Barbecue : enlever les cendres et les mettre dans les cunégondes, ranger les sacs de charbon de bois, ranger l’espace sous le barbecue.
• Respect de l’organisation de l’atelier centre : boite par produits d’entretien, étagère des packs d’eau

Il est important que chacun respecte ces activités pour ne pas laisser au permanent suivant un gite sale et une charge supplémentaire.

Préconisations :

1 – Relecture par tous de la fiche de poste du « gardien » (en date du 28/01/23).

2- se référer à la fiche de liaison affichée sur le tableau d’information du bureau.

3- une fiche « TRI SELECTIF » sera faite.

4- propositions de chacun ? Des suggestions afin d’améliorer le fonctionnement?
Exemples: Anticiper un peu plus le départ / Ne pas attendre le dernier moment, liste des taches (à cocher)

amenagement de la salle commune

Suite aux propositions de Dom lors des chantiers  et son mail avec un plan de l’aménagement envisagé + la présentation des façades concernées :

• Fabrication d’une étagère côté nord (attenante à l’atelier centre) pour stockage des jeux, nourriture sèche.

• l’armoire centrale coté est : rassemblement de  toute la vaisselle des chambre 1, 2,3,4

• mise à disposition d’une cafetière et d’une bouilloire par chambre (achat prévu par Sylvie)

• 1 micro-onde par chambre ? => question posée lors du CA du 07/01/25

•  Chambre 5 : voir avec Dom la possibilité de mettre une porte pour ne pas se servir de la vaisselle de cette chambre en cas de grand groupe.

Nous validons cet aménagement et remercions Dom pour son travail.

Proposition a la commission  travaux

Aménager une étagère/plan de travail dans l’espace gardien

a faire

Inventaire au printemps (il n’a pas pu être fait cet automne)

Puis commande chez PLG : à voir qui peut réceptionner pour dépôt sur la cale de Beg Meil pour envoi par la commune.

decisions validées

• Rédaction de la fiche de poste de la commission.
• Rédaction de la fiche « TRI SELECTIF ».
• Laisser les épices sur la paillasse pour tous.
• Réserver l’achat d’huile pour le permanent, mais à bien ranger dans l’espace privatif du gardien.
• Aménagement des nouveaux espaces (étagères) lors du weekend d’ouverture