CR DU 04/03/2025
14 avril 2025
taxe de SÉJOUR
26 avril 2025Association SEXTANT
Compte Rendu CA – 24 avril 2025
Quimper – 17h30 à 20h – Tapasoif
Présents : Ronan, Thierry, Cat, Pierre, Bernard, Sylvie, Sébastien, Hervé, Philippe, Albin, Mic
Excusés : Catherine, Dom, Manette
Le CR de la précédente réunion est approuvé.
- Retour sur l’échange avec Philippe.
Cat fait lecture du mail envoyé par Philippe au CA le 18/04 et indique que le bureau restreint s’interroge sur un retrait sans démission.
Philippe précise sa position et sa proposition : pas de démission / « mise en sommeil » de l’association pendant 2 ans soit jusqu’au printemps 2027 (pas de participation aux réunions du CA, pas destinataire des mails et CR, pas de participation à une commission) / ne se présentera pas au bureau lors de l’AG du 15/05 prochain (Philippe est actuellement Secrétaire adjoint).
Sylvie indique que les statuts de l’association précisent que la qualité de membre se perd en cas de non participation à plusieurs réunions. L’acceptation de la proposition de Philippe nécessiterait donc un statut dérogatoire.
Cat propose que Philippe quitte le CA et devienne « personne ressource » (sur le modèle des bénévoles chantiers).
Il est acté que les 2 propositions seront tranchées par un vote lors du CA qui précèdera l’AG le 15 mai prochain.
Proposition 1 = Proposition de Philippe (voir ci-dessus)
Proposition 2 : Exclusion de Philippe du CA et proposition du statut
« personne ressource »
- Agrément Inspection Académique.
Sylvie : le dossier papier transmis en janvier est valide pour la saison 2025. Pierre a été ajouté à la liste des gardiens « agrées » (des élèves de collège seront au gite durant sa permanence de juin).
On passera au dossier numérique à l’automne prochain pour la saison 2026.
- Le site et les réservations.
Thierry : Le site fonctionne bien – pas d’incident à souligner à part l’interruption du système de paiement bancaire pendant 24h mais sans aucun lien avec le site – pas de difficulté mentionnée par les usagers dans la boite mail (des questions classiques : transport,…).
Thierry va faire un tuto vidéo (qui sera déposé sur le site dans l’espace permanent) qui précisera la manip pour exporter le tableau des réservations (Timeline).
Le Chiffre d’Affaires lié aux réservations à date est de 30 925 € (remboursements déduits).
L’UCPA a fait une demande de réservation pour mi-octobre. Réponse du CA : le gite est fermé.
- Remboursement et transport des clients.
Mic : l’ouverture précoce cette année a généré des demandes d’annulation. Des remboursements complets ont été réalisés pour tenir compte de la situation (avant saison et 2 mois à l’avance – arrhes non retenus comme indiqué dans le contrat pour cause d’annulation) – les conditions de remboursement restent cependant identiques pour le reste de la saison – les remboursements se font désormais par virement (coordonnées bancaires des clients accessibles).
Sylvie : le retour de nos résidents, comme chaque année, peut être compromis par la politique contractuelle des Vedettes de l’Odet « le retour n’est pas assuré si l’Aller-Retour ne se fait pas dans la même journée ». Les Vedettes conseillent d’acheter 2 billets AR (1 pour le jour d’arrivée et 1 pour le jour de départ). Mathieu de Glénan Découverte facture 5€ de plus pour un retour décalé.
Cat propose de contacter l’équipe du Catamaran pour avoir leur position sur le sujet.
Thierry a modifié le bandeau Pop Up sur la 1ere page du site pour alerter à nouveau les résidents sur cette difficulté.
Sylvie : si des chambres sont disponibles, on peut proposer une nuit supplémentaire pour dépanner nos résidents qui ne peuvent pas rentrer. La nuit étant facturée et payée sur place au gardien (tous moyens de paiement acceptés).
- Ordinateur / imprimante.
Un nouvel ordinateur opérationnel au gite a été acheté par Thierry. L’imprimante ne sera pas amenée au gite faute d’utilisation – elle est conservée par Cat.
- Bilan des chantiers.
Albin : les différentes équipes « chantier » étaient sur place ensemble (19 bénévoles en même temps au plus haut) – très bonne ambiance et rencontres constructives – 3 priorités identifiées : la terrasse coté résidents / le plafond des sanitaires femmes / les aménagements de la salle commune
Ronan : chantier d’ouverture du 4 au 6 avril – environ 15 bénévoles dont 3 nouveaux – ambiance studieuse et très conviviale
Voir Compte-Rendu complet et détaillé envoyé par Dom.
- Process d’intégration des nouveaux permanents :
Ronan rappelle que l’objectif est d’intégrer de façon optimale de nouveaux permanents qui partagent nos valeurs.
Ronan / Sylvie : une charte d’adhésion est en cours de finalisation par le groupe de travail – projet de process en 4 étapes: 1. maintien du principe du parrainage 2. participation à 2 we chantier minimum (remise du guide du permanent lors du 2eme we chantier réalisé et présentation du travail des commissions) 3. participation à 2 permanences de quelques jours en doublon avec des permanents différents (plutôt en haute saison) 4. participation à une réunion du CA en tant qu’invité.
A l’issue du process, la période probatoire de 2 ans est maintenue.
Le groupe de travail propose de rédiger un guide à destination des nouveaux permanents.
Critères de sélection en discussion : avoir entre 30 et 65 ans / être en capacité de tenir la permanence en binôme / être propriétaire d’un bateau / ..
Il y a actuellement 6 candidatures – 2 candidats ont participé au we d’ouverture 2025 – Sylvie rappelle que l’intégration de nouveaux permanents doit se faire en fonction de nos besoins (la saison 2025 a été couverte facilement) et qu’il n’est pas souhaitable de faire rentrer 6 nouveaux permanents dans un laps de temps très courts.
- Gaz
Sylvie : le gaz pour la saison est au gite (transport par le CIP moyennant une cotisation de Sextant au CIP)
- Vestes Sextant
Albin : veste offshell avec manches et capuche détachables / logo du Sextant devant / carte des Glenan dans le dos ? / cout d’environ 60 € par unité (prise en charge à 100% par l’association) – équipement de l’ensemble des bénévoles (permanents (+ conjoints) + personnes ressources des chantiers) – objectif : commande d’un lot de 50 unités.
Séance d’essayage sur une veste apportée par Albin (« ça taille grand » !).
La commande sera passée le 15 mai prochain (livraison environ 1 mois après la commande).
Permanents : m’envoyer en retour de mail impérativement avant le 15/05 prochain la taille souhaitée (vous et conjoint éventuel)
Albin contacte les responsables de chantier pour recenser les besoins et les tailles également pour le 15/05 au plus tard.
- Salle de réunion
Maintien au Tapasoif validé.
- Renouvellement du Bureau
Les statuts prévoient un renouvellement du Bureau tous les 3 ans. Le bureau sera renouvelé lors de l’AG 2025 du 15/05 prochain.
Rappel du bureau actuel :
Présidente (Cat) – Vice-présidente (Sylvie) – secrétaire (Manette) – secrétaire adjoint (Philippe) – trésorier (Mic) – trésoriers adjoints (Hervé et Sébastien)
Les membres du bureau présents à la réunion sauf Philippe se représente sur leur fonction actuelle = Cat, Sylvie, Mic, Hervé et Sébastien. Manette ?
Bernard est candidat pour intégrer le Bureau.
- Divers.
- Les conjoints de permanents peuvent demander à être invité (à titre consultatif) au CA en cas d’empêchement du permanent – ;
- Cat propose que l’association figure dans le guide des associations de la ville de Fouesnant – validé – Cat rédige le texte ;
- Retour sur la 1ere permanence de la saison de Sylvie : gros tri dans les bidons et les nourrices des racks – ne reste que de l’essence récente (bien mettre une étiquette sur les bidons avec la date) / difficulté à ranger dans l’atelier sud la nouvelle tondeuse : proposition de réaliser un abri spécifique pour le stockage en saison
Prochain CA
Lieu : Tapasoif
Date : 15 mai 2025 à 17h30
Animateurs : Sylvie et Pierre
Suivi de l’AG de l’association
Lieu : Tapasoif
Date : 15 mai 2025 à 18h30
Invitation à suivre
L’ordre du jour ci-dessous a été validé par le CA:
Compte rendu d’activité
Bilan Financier
Election du nouveau Bureau
Modification des statuts : mise à jour des entrants et des sortants
Questions Diverses
